Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF to nowe obowiązki dla sprzedawców online. Sprawdź, jak zmieni się wystawianie faktur, jak odbierzesz faktury od Allegro w systemie e-faktur i jak przygotować sprzedaż e-commerce na nadchodzące zmiany.
KSeF – co to jest i jak działa system KSeF w sprzedaży e-commerce i marketplace
KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to centralny system prowadzony przez Ministerstwo Finansów, który stopniowo zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Najważniejsze informacje o Systemie warto poznać już teraz, ponieważ elektroniczny system e-faktur obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców. Co prawda ustawodawca przewidział pewne wyłączenia, jednak w praktyce obowiązek będzie bardzo szeroki, dlatego konieczne jest, aby sprzedawcy na Allegro i innych marketplace’ach wiedzieli, co to jest KSeF oraz kogo i od kiedy obowiązuje.
Co to jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Innymi słowy, każda faktura trafia do jednego, centralnego systemu. Co istotne, obejmuje on również sprzedaż e-commerce. Oznacza to, że sklepy internetowe oraz sprzedawcy działający na marketplace’ach muszą przygotować się na realne zmiany w procesie fakturowania, czyli konieczność wystawiania i odbierania faktur wyłącznie przez System (ale nie od razu i nie od wszystkich – o tym później).
Dodatkowo zakres obowiązku oraz terminy wdrożenia będą zależne m.in. od poziomu obrotów osiągniętych w 2024 roku. W następnej części wyjaśnię m.in. od kiedy KSeF jest obowiązkowy i jak to wygląda w przypadku sprzedawców na Allegro.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system Ministerstwa Finansów, który zmieni sposób wystawiania faktur w Polsce. Obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców, w tym sprzedawców na Allegro i innych marketplace.
KSeF od kiedy obowiązkowy dla sprzedawców online – kluczowe terminy i wyjątki
Zacznijmy od tego, że obowiązek ten dotyczy zarówno sprzedawców działających na rynku polskim, jak i zagranicznym, w tym również podmiotów wystawiających faktury eksportowe. Jednocześnie przedsiębiorcy nie znajdą w KSeF faktur, które nie podlegają temu obowiązkowi. Przepisy przewidują też różne terminy dla różnych grup przedsiebiorców w zależności od wielu zmiennych, o czym przeczytasz więcej na stronie Ministerstwa Finansów. Na początek przedstawmy najważniejsze terminy związane z wejściem Systemu.
Kluczowe terminy
Krajowy System e-Faktur będzie obowiązywał:
w zakresie otrzymywania faktur od 1 lutego 2026 r. – dotyczy to podatników, których sprzedaż brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Czyli od swoich kontrahentów, którzy są podatnikami VAT, nie będziesz już otrzymywać faktur ani w formie papierowej, ani w klasycznej formie elektronicznej. Zamiast tego faktury trafią do Ciebie wyłącznie w wersji ustrukturyzowanej, za pośrednictwem Systemu. Co istotne, jeśli kontrahent wystawi fakturę w KSeF już 1 lutego 2026 r., otrzymasz ją właśnie w tym systemie, nawet wtedy, gdy Ty sam zaczniesz wystawiać faktury w systemie e-faktur dopiero w późniejszym terminie.
- w zakresie wystawiania faktur od 1 kwietnia 2026 r. – w tym przypadku obowiązek obejmie już znacznie szerszą grupę firm. Jeśli jesteś w tej grupie, to faktury sprzedaży będziesz musiał wystawiać w wersji ustrukturyzowanej poprzez KSeF. Możesz przy tym korzystać zarówno z komercyjnych programów do fakturowania, jak i z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Przykładem jest Aplikacja Podatnika 2.0, która będzie dostępna zarówno w wersji przeglądarkowej na komputer, jak i w wersji mobilnej na telefon.
Jednocześnie do 31 grudnia 2026 r. nie wszyscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w KSeF. Wyłączenia dotyczą sytuacji, w których:
- faktury są wystawiane z kasy rejestrującej,
- wystawiane są faktury uproszczone, na przykład paragony z NIP do kwoty 450 zł lub 100 euro,
- miesięczna wartość wystawianych faktur nie przekracza 10 000 zł brutto. Warto jednak pamiętać, że po przekroczeniu tego limitu choćby w jednym miesiącu, już faktura przekraczająca próg – oraz wszystkie kolejne w następnych miesiącach – muszą być wystawiane przez KSeF.
Wyjątki
Nie każda faktura musi trafić do KSeF. Wyjątkiem są faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (czyli dla większości kupujących na Allegro). W tym przypadku to sprzedawca decyduje, czy daną fakturę wystawi w Krajoweym Systemie e-Faktur, czy w tradycyjnej formie – papierowej lub elektronicznej. Natomiast faktury dla pozostałych podmiotów, takich jak spółki, jednoosobowe działalności gospodarcze, instytucje publiczne czy firmy zagraniczne, muszą być wystawiane wyłącznie przez system e-faktur.
KSeF – kogo dotyczy, kogo nie dotyczy i od kiedy [tabela]
| KSeF – zakres obowiązku i terminy | |||
|---|---|---|---|
| Kogo dotyczy | Status KSeF | Od kiedy | Uwagi |
| Podatnicy VAT z obrotem > 200 mln zł w 2024 | Odbiór faktur w KSeF | 1 lutego 2026 | Dotyczy faktur od kontrahentów |
| Pozostali podatnicy VAT | Wystawianie faktur w KSeF | 1 kwietnia 2026 | Obowiązek powszechny |
| Sprzedawcy e-commerce B2B | Wystawianie i odbiór | Zależnie od obrotów | Dotyczy sprzedaży firmom |
| Sprzedawcy na Allegro | Odbiór faktur od Allegro | 1 lutego 2026 | Tylko przez KSeF |
| Osoby fizyczne (B2C) | Brak obowiązku | Bez zmian | Decyzja po stronie sprzedawcy |
| Faktury z kasy fiskalnej | Wyłączone czasowo | do 31.12.2026 | |
| Faktury uproszczone (do 450 zł) | Wyłączone czasowo | do 31.12.2026 | |
| Firmy z FV < 10 000 zł/mies. | Wyłączone warunkowo | do przekroczenia limitu | Po przekroczeniu – obowiązek |
KSeF i faktury od Allegro
W połowie stycznia 2026 Allegro poinformowało, że od 1 lutego będzie wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Co ważne, faktury za styczeń 2026 będą pierwszymi dokumentami, które trafią do tego systemu. Dodatkowo od 1 lutego Allegro przestanie wysyłać faktury w wersji papierowej. Wszystkie dokumenty będą dostępne wyłącznie w formie elektronicznej. Zgodnie z przepisami, od tego momentu wszystkie faktury od Allegro będą dostępne w systemie e-faktur jako tzw. faktury ustrukturyzowane, czyli e-faktury w nowym formacie.
Jednocześnie Allegro udostępni wizualizację faktury w formacie PDF w zakładce Faktury. Taki plik będzie zawierał wszystkie dane, które znajdują się na fakturze w KSeF. Co więcej, na wizualizacji pojawi się kod QR oraz link do faktury w systemie. Dzięki temu sprzedawca będzie mógł sprawdzić dokument bezpośrednio w Systemie, ponieważ wystarczy zeskanować kod lub kliknąć odnośnik.
KSeF na Allegro. Zmiany w datach na fakturze
- Po pierwsze, data wystawienia faktury. Do tej pory była to zawsze ostatnia data danego miesiąca. Od lutego na fakturze pojawi się natomiast data z początku kolejnego miesiąca.
- Po drugie, data otrzymania faktury. Zgodnie z nowymi zasadami będzie to dzień, w którym KSeF nada fakturze oficjalny numer.
KSeF na Allegro. Co z notami korygującymi i obciążeniowymi?
Od 1 lutego 2026 noty korygujące przestaną obowiązywać. Jeśli więc zajdzie potrzeba zmiany danych na fakturze, na przykład nazwy firmy albo adresu, sprzedawca będzie musiał zgłosić to do Allegro. W odpowiedzi Allegro wystawi fakturę korygującą, która zastąpi dotychczasową notę i również trafi do Systemu.
Z kolei noty obciążeniowe, czyli dokumenty dotyczące obciążeń poza VAT, pozostaną bez zmian. Allegro nadal będzie je wystawiać tak jak dotychczas i nie będą one przekazywane do KSeF, podobnie jak rozliczenia związane z Allegro Ads.
A co, jeśli system e-faktur nie będzie działał?
Allegro we wspomnianym komunikacie zapewniło, że jest przygotowane również na ewentualne awarie systemu e-faktur. Jeśli system będzie chwilowo niedostępny, faktura zostanie wystawiona w tzw. trybie awaryjnym. Taki dokument otrzyma specjalny kod QR oraz unikalny certyfikat i będzie od razu dostępny w zakładce Faktury. Następnie, gdy system znów zacznie działać, Allegro przekaże fakturę do systemu w ciągu 7 dni roboczych.
Wdrożenie KSeF w e-commerce – jak przygotować systemy sprzedaży i integracje
Aby przygotować się do KSeF jako sprzedawca na marketplace i uporządkować obsługę sprzedaży na Allegro, musisz wykonać kilka kluczowych działań po swojej stronie.
Na początek uzyskaj dostęp do KSeF. Zrobisz to za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Bez tego nie wystawisz ani nie odbierzesz faktur ustrukturyzowanych. Następnie nadaj uprawnienia osobom i podmiotom, które działają w Twoim imieniu, czyli użytkownikom wewnętrznym, integratorom marketplace oraz biuru rachunkowemu.
Kolejnym krokiem jest konfiguracja systemu do zarządzania sprzedażą lub programu do faktur. Ustaw automatyczną wysyłkę faktur do Systemu, odbiór UPO i numeru KSeF. Ustaw też mapowanie danych z marketplace, takich jak NIP nabywcy, adres i numer zamówienia. Dzięki temu faktury będą przechodziły przez KSeF bez ręcznych ingerencji.
Na koniec warto pamiętać, że im lepiej przygotujesz ten etap, tym mniej błędów i opóźnień – w tym błędów cenowych – pojawi się po wejściu obowiązku KSeF.
Faktury KSeF w e-commerce – jak wystawiać faktury KSeF przy sprzedaży na marketplace
Przy sprzedaży na marketplace to sprzedawca wystawia fakturę w systemie e-faktur, korzystając z własnego NIP-u. Marketplace działa wyłącznie jako kanał sprzedaży, dlatego integrujesz swój system sprzedażowy bezpośrednio z KSeF, a nie z samą platformą. Co istotne, proces fakturowania zaczynasz w swoim systemie ERP lub programie do faktur. Następnie wysyłasz fakturę w formacie XML do KSeF, a tam otrzymuje ona unikalny numer. W efekcie dopiero faktura z numerem KSeF staje się formalnie ważnym dokumentem dla kontrahenta.
Poniżej przedstawiam krok po kroku wystawianie faktur w systemie e-faktur przy sprzedaży na marketplace.
Krok 1. Ustal model sprzedaży na marketplace
Zanim przejdziesz do kwestii technicznych, określ model sprzedaży, ponieważ od niego zależy sposób wystawiania faktur w KSeF. Już od początku musisz dokładnie wiedzieć, w jakim modelu działasz, aby poprawnie zaprojektować proces fakturowania.
- Model 1 – sprzedajesz we własnym imieniu
W tym wariancie działasz jak w klasycznym modelu marketplace (np. Allegro, Amazon, Kaufland). Ty wystawiasz fakturę sprzedaży dla kupującego (na swój NIP), a marketplace wystawia osobną fakturę lub notę za prowizję na Ciebie.
- Model 2 – komis lub pośrednictwo
Tutaj sytuacja wygląda inaczej, ponieważ platforma występuje jako sprzedawca wobec klienta końcowego. Wobec tego to marketplace wystawia fakturę KSeF dla klienta, natomiast Ty jako sprzedawca wystawiasz fakturę lub rozliczenie dla marketplace.
Krok 2. Poznaj ogólny schemat wystawiania faktury KSeF
Ogólny schemat wystawiania faktury jest zawsze podobny. Przygotowujesz dokument w swoim programie, wysyłasz go do Systemu, a system nadaje numer KSeF i dopiero wtedy faktura jest uznana za wystawioną. W zasadzie tylko automatyzujesz cały proces:
- zamówienie z marketplace trafia do integratora (np. Base, Apilo, Sellasist),
- integrator przekazuje dane do programu fakturującego lub systemu ERP,
- w systemie powstaje faktura sprzedaży.
Krok 3. Wyślij fakturę do KSeF
Kolejnym krokiem jest komunikacja z KSeF. Tu trzeba wiedzieć, że dopiero dokument z nadanym numerem KSeF staje się formalnie ważną fakturą. Od strony technicznej wygląda to tak, że dany systen ERP (system do zarządzania firmą) generuje fakturę w strukturze FA(3) w formacie XML. Następnie system automatycznie wysyła ją do KSeF przez API, weryfikuje dokument i nadaje numer KSeF (jeśli wszystko jest OK), a ERP zapisuje numer KSeF przy fakturze. Ty jako sprzedawca przed kliknięciem “Wyślij” musisz tylko sprawdzić poprawność danych i kompletność pól wymaganych strukturą FA(3).
Krok 4. Udostępnij FV kupującemu na marketplace
Po nadaniu numeru KSeF system powinien:
- wygenerować wizualizację faktury (na przykład w formacie PDF lub HTML),
- przekazać ją z powrotem do integratora,
- a integrator udostępnić fakturę w panelu kupującego na marketplace.
- Kupujący powinien móc pobrać fakturę, mimo że „oryginałem” pozostaje dokument w Systemie.
Krok 5. Pamiętaj o transakcjach B2B i pułapkach
Jeśli sprzedajsz na Allegro czy innej platformie firmom (czyli sprzedaż B2B), poprawność stosowania KSeF jest szczególnie istotna. To dlatego, że jeżeli faktura nie trafi do systemu e-faktur, nabywca nie odliczy VAT i nie będzie mógł zakwestionować poprawność dokumentu. Oczywiście dotyczy to tylko sprzedawców, których obejmuje w danym okresie ten obowiązek.
Musisz ponadto zwrócić uwagę na newralgiczne etapy całego procesu:
- Upewnij się na przykład, że rozdzielasz dwa typy dokumentów, czyli faktury sprzedaży dla klientów z marketplace i faktury, które Allegro czy Temu wystawiło Tobie.
- Ustal z integratorem i księgową, kto wysyła faktury do systemu e-faktur.
